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e-Akte: Die Akte der Zukunft?

Elektronische Akte, digitale Akte oder einfach nur kurz e-Akte genannt: Hat sie das Potential, zu einem Zukunftstrend zu werden?

Trotz eindeutigen Vorteilen wie der erhöhten Effizienz, begegnen viele Betriebe der e-Akte noch mit großer Vorsicht oder sogar Skepsis.

Ein möglicher Grund dafür ist die Scheu vor der Umstellung. Manche mögen diese Option bisher auch noch gar nicht in Betracht gezogen haben. Dabei werden an vielen Arbeitsplätzen nach wie vor Platz beanspruchende Aktenberge und zeitraubende Dokumentensuchen in Kauf genommen, obwohl dies mit der elektronischen Akte wesentlich schneller und einfach geht.

 

Doch zunächst einmal – was genau ist eine elektronische Akte?

Die e-Akte kann als Sammlung von Dateien oder Dokumenten in digitaler Form definiert werden. Sie ist somit die digitale Ablösung für herkömmliche Akten und Ordner in Papierform. Der Aufbau der elektronischen Akte ist dem der physischen sehr ähnlich. Ziel der Akte ist neben der vereinfachten Daten- und Informationsverwaltung auch die revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente.

Geeignet ist die digitale Akte dabei für die unterschiedlichsten Branchen und zahlreiche Bereiche wie beispielsweise Personalwesen oder Buchhaltung.

 

Das macht die e-Akte möglich:

Falls Sie schon mal von einem papierlosen Büro geträumt haben – mit digitaler Aktenführung lässt sich dieser Traum realisieren. 

Dabei kommt ein papierloses Büro nicht nur der Umwelt, sondern auch dem Geldbeutel zugute:  Indem Unternehmen die Nutzung von Ressourcen wie Platz, Arbeitszeit und Kapazitäten mit Einsatz der elektronischen Akte erheblich verringern, erzielen sie Einsparungen und steigern ihre Wirtschaftlichkeit.

Dokumente müssen zudem revisions- und manipulationssicher aufbewahrt werden. Die digitale Akte ermöglicht eine sichere Aufbewahrung mit geringerem Risiko von Verlusten, Schäden oder Veränderungen im Vergleich zu herkömmlichen Akten in Papierform. Mithilfe des Zugriffsmanagements lässt sich der Zugriff zum Schutz vor unbefugten Einsichten auf die Akten besser kontrollieren und einschränken.

Auch in puncto Verfügbarkeit ist die elektronische Akte unschlagbar, denn sie kann jederzeit und von jedem beliebigen Standort aus abgerufen werden. Dies erleichtert den Zugriff ungemein.

 

Unser Fazit: Ob in finanzieller, nachhaltiger oder rechtlicher Hinsicht – der Umstieg lohnt sich! 
Sie möchten mehr zur digitalen Akte erfahren oder planen bereits den Wechsel? Wir beraten Sie gerne individuell.